Termes et contrat

Le présent contrat est conclu entre, d'une part, Novacole, nom commercial de DJAGLO Kokou Agbédoufia, prestataire individuel, Agoè Daliko, Camp GP, Région Maritime, Lomé (Togo), ci-après « Novacole », et, d'autre part, l'établissement d'enseignement créé sur la plateforme, ci-après « le Client ».

Le présent contrat fixe les conditions de l'abonnement du Client à la plateforme de gestion scolaire Novacole. Il s'applique avec les Conditions Générales d'Utilisation, la Politique de Confidentialité, les Mentions légales et la grille tarifaire publiée sur novacole.com/tarifs. En cas de contradiction, une convention signée entre les parties prévaut sur le présent contrat, le présent contrat prévaut sur les CGU, et la Politique de Confidentialité prévaut pour ce qui concerne les données personnelles.

Le contrat est conclu lorsque la personne qui crée l'établissement sur la plateforme coche la case d'acceptation. Cette personne déclare avoir le pouvoir d'engager l'établissement. Novacole conserve la date de l'acceptation, son auteur et la version des documents acceptés.

Le Client choisit un pack parmi ceux présentés sur novacole.com/tarifs. Le contenu de chaque pack est décrit sur cette page. L'administrateur de l'établissement peut changer de pack depuis la plateforme ; ce changement peut donner lieu à une facture d'ajustement. Certains modules doivent en outre être activés pour l'établissement. Les services payés à l'usage (scan de fiches de notes, import d'une liste d'élèves par l'IA) sont facturés en plus, au prix indiqué sur la même page. Les SMS sont payés par le destinataire qui choisit ce canal, depuis son solde Novacole.

Le prix est celui du pack choisi, exprimé en FCFA hors taxes, par élève et par année scolaire, sauf prix particulier convenu par écrit avec le Client. Novacole peut modifier ses tarifs avec un préavis de 30 jours. Le régime fiscal de la facturation, notamment la retenue à la source à la charge du Client, est précisé à l'article 10 des CGU.

Aucun paiement n'est dû pendant les 3 premiers mois suivant la création de l'établissement, et aucune carte bancaire n'est demandée. La première facture est émise à la fin du 3ᵉ mois : elle couvre, pour l'année scolaire, les élèves inscrits depuis le début, au tarif annuel du pack. Les élèves inscrits ensuite sont facturés chaque trimestre, un même élève n'étant facturé qu'une fois par année scolaire. Chaque facture est payable au plus tard à la date d'échéance qu'elle indique.

Lorsqu'une facture reste impayée après son échéance, le Client ne peut plus éditer ni imprimer de bulletins, ni saisir de données dans les modules de gestion, jusqu'au paiement. À la date du présent contrat, restent accessibles : l'année scolaire, les périodes, les évaluations, les notes, les examens, les classes, les matières, les inscriptions, les élèves, les enseignants, les rapports et les factures d'abonnement. Les parents et les élèves continuent de consulter les bulletins déjà disponibles.

Le Client s'engage à : fournir des informations exactes et les tenir à jour ; n'enregistrer que des données qu'il a le droit de traiter, et informer les familles et son personnel de ce traitement ; attribuer les comptes, les rôles et les permissions aux seules personnes habilitées, et répondre de leur usage de la plateforme ; vérifier les documents produits avant de les diffuser (bulletins, cartes, certificats, reçus, bulletins de paie) ; payer les factures à leur échéance.

Novacole s'engage à fournir la plateforme avec le soin attendu d'un professionnel, à en assurer la maintenance et à mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la Politique de Confidentialité. Il s'agit d'une obligation de moyens : une disponibilité ininterrompue n'est pas garantie. Le support répond du lundi au vendredi de 8h à 18h (GMT+0), sous 24 h ouvrées, à l'adresse info@novacole.com ou au +228 92 81 88 54.

Pour les données que le Client enregistre sur la plateforme (élèves, parents, personnel), le Client est responsable du traitement et Novacole agit en qualité de sous-traitant (Art. 20 de la Loi n° 2019-014) : Pendant la durée du contrat, Novacole ne les traite que sur les instructions du Client et aux seules fins de fourniture du service. Leur sort après la résiliation est précisé à l'article « Durée et résiliation ». Le Client autorise Novacole à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de Confidentialité et les Mentions légales, y compris des hébergeurs et des prestataires d'intelligence artificielle situés hors du Togo. Pour les données de sa propre activité (comptes de ses clients, abonnement et facturation, formulaires du site, sécurité et statistiques d'usage), Novacole est responsable du traitement.

Les fonctionnalités d'intelligence artificielle sont une aide et ne dispensent pas d'une vérification humaine. Leurs conditions figurent à l'article 14 des CGU.

Le Client conserve ses droits sur les données qu'il enregistre. Novacole conserve tous ses droits sur la plateforme : l'abonnement donne seulement au Client un droit d'utilisation, pendant la durée du contrat.

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Le Client peut le résilier à tout moment en contactant Novacole : la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours, et les montants déjà facturés restent dus. En cas de violation du présent contrat ou des CGU, Novacole peut suspendre ou résilier l'accès immédiatement et sans préavis. Après la résiliation, les données de l'établissement (notamment sa configuration, ses opérations et paiements, sa comptabilité et sa paie) sont conservées 60 jours pour permettre leur récupération, puis supprimées. Le dossier des élèves (identité, inscriptions, notes, bulletins, absences) et le contexte nécessaire à sa lecture (années, classes, matières, évaluations) sont conservés sans limite de durée après cette suppression, pour le suivi du parcours scolaire de l'élève et pour des statistiques : pour ces données conservées, Novacole agit comme responsable du traitement. Les données de facturation de l'abonnement sont conservées 5 ans.

Novacole ne répond pas des dommages indirects, ni des conséquences d'une donnée inexacte saisie par le Client ou par ses utilisateurs. En cas de panne technique, Novacole s'engage à rétablir le service dans les meilleurs délais.

Novacole peut modifier le présent contrat. La nouvelle version est publiée sur cette page avec sa date, et le Client en est informé au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier le contrat dans ce délai.

Le présent contrat est soumis au droit togolais. En cas de litige, les parties s'efforcent de trouver une solution amiable. À défaut, le litige est soumis aux tribunaux compétents de Lomé, Togo.